Føler du deg av og til som en åttearmet blekksprut, fordi du jobber med mange prosjekter på en gang? Kan en virtuell assistent hjelpe deg med prosjektene dine?
Når du hører uttrykket "virtuell assistent" er kanskje ikke "prosjektadministrasjon" det første du setter det i forbindelse med. Du tenker kanskje først og fremst på noen som tar hånd om sekretæroppgaver eller markedsføring på sosiale medier. Og du har selvfølgelig rett i det. Men dette er ikke det eneste en virtuell assistent kan hjelpe deg med.
Hvordan kan du lykkes med effektiv prosjektadministrasjon uten å ansette noen fast? Denne artikkelen gir deg en enkel og fleksibel løsning som stadig flere får øynene opp for!
Trenger du virkelig hjelp?
Er du usikker på om du i det hele tatt trenger hjelp med prosjektene dine? Tenk over følgende:
Tiden din er verdifull ... og begrenset
Mange ledere i små og mellomstore bedrifter har rett og slett for mye å gjøre, spesielt når mange prosjekter hoper seg opp. Ansvarsbyrden er tung, og det er lett å føle seg overveldet av alt som må gjøres for å dra prosjektene i havn. Hvis bedriften ikke har råd til å ansette en ekstra person, eller hvis behovet for ekstra arbeidskraft er kortvarig, ender mange ledere opp med å gjøre alle oppgavene selv. Dette betyr lange arbeidsdager, lite søvn og et redusert sosialt liv.
Uventede ting dukker opp
Skippertak går fint i kortere perioder, men de bør ikke være normen over lengre tid. Prosjekter har dessverre en tendens til å dra ut i både det vide og det brede, selv med god planlegging. Du må kanskje skrive og sende diverse søknader, vente på godkjenninger eller håndtere endringer som oppstår underveis. I tillegg dukker det nesten alltid opp uventede ting som krever tid og ressurser du ikke har.
Og hva med venner og familie? De har kanskje begynt å lure på om du har glemt dem …
Du trenger en fleksibel løsning
Det krever god organisering og planlegging for å komme i mål med forskjellige oppgaver, til rett tid og i riktig rekkefølge. Det er ekstra utfordrende når du har andre ansvarsoppgaver utenom prosjektene. Kanskje du også er økonomiansvarlig eller IT- og markedsføringsansvarlig. Det er ikke alltid mulig å bare sette andre ting på vent, spesielt ikke hvis det oppstår forsinkelser. Men hvis du satser på å gjøre alt på en gang, kan du i verste fall ende opp med å bli utbrent.
Så noen dager trenger du hjelp, andre dager klarer du deg fint. Hvordan kan du sørge for å få den hjelpen du trenger, uten å måtte ansette noen?
For å lykkes med effektiv prosjektadministrasjon kan det lønne seg å leie inn en virtuell assistent. Det har vist seg å være en fleksibel og god løsning for mange.
Virtuelle assistenter er dyktige fagfolk
Hva er en virtuell assistent, og hvordan kan de hjelpe deg med effektiv prosjektadministrasjon?
Kort forklart er virtuelle assistenter dyktige fagfolk som kan hjelpe deg med mange ulike oppgaver, alt etter hva du har behov for. Noen har spesialisert seg innen ulike fagfelt, mens andre tar seg av mer generelle administrative oppgaver.
En virtuell assistent jobber eksternt, så dermed slipper du å tenke på om du har ledig kontorplass eller ikke.
Du slipper også å gjennomgå søknader og gjennomføre endeløse intervjuer for å finne en egnet person.
Alt du trenger å gjøre er å kontakte noen som leverer denne tjenesten, og så foreslår de rett person for jobben du trenger hjelp med.
virtuell assistent kan med andre ord være et verdifullt verktøy for små og mellomstore bedrifter som trenger ekstra hjelp med prosjektadministrasjon og andre oppgaver!
God prosjektadministrasjon krever delegering ... til en virtuell assistent?
Den største utfordringen er nok å komme i gang med prosessen. Dette er kanskje fordi du er usikker på hvilke oppgaver du kan delegere videre til en assistent.
Det er fullt forståelig at du vegrer deg for å delegere når du vant til å håndtere alt selv. Men det er lurt å innse først som sist at ingen klarer å gjøre ALT. For mange baller i luften kan føre til kostbare feil, eller at du ikke klarer å levere prosjektene i tide.
Kanskje vi kan gi deg en kickstart i riktig retning?
En VA kan frigjøre tid du kan bruke til viktigere ting. Det første du bør gjøre, er å bestemme deg for hvilke oppgaver du ønsker, eller bør gi over til noen andre. Deretter bør du være tydelig og konkret om hva du ønsker å oppnå. Hvorfor ikke begynne med de oppgavene du liker minst, eller føler du har minst kontroll på? Vi tror du vil bli positivt overrasket over resultatet! Her følger noe av det en virtuell assistent kan hjelpe deg med:
Hvordan kan en virtuell assistent hjelpe meg med effektiv prosjektadministrasjon?
Organisering og planlegging:
En VA kan hjelpe deg med å organisere og planlegge prosjektene. Det kan innebære å sette opp en fremdriftsplan for hvert prosjekt, prioritere oppgaver, opprette en prosjektplan og identifisere eventuelle flaskehalser underveis så du kan sette i gang tiltak så raskt som mulig.
Prosjektstyring:
En VA kan hjelpe deg med å administrere prosjektene dine ved å overvåke fremdriften og sørge for at alt går etter planen. Dette kan innebære å følge opp eventuelle teammedlemmer, sørge for at frister blir overholdt, og holde deg oppdatert.
Administrativ støtte:
En VA kan også hjelpe deg med administrative oppgaver for prosjektene, som for eksempel rapportering, fakturering, arkivering av dokumenter og lignende.
Kommunikasjon:
En VA kan være ansvarlig for kommunikasjonen mellom deg og andre du samarbeider med på prosjektet. De kan følge opp kontakten for å sikre at alt går etter planen, planlegge møter, skrive møtereferater og informere om fremdrift.
Research:
En VA kan også hjelpe deg med å gjøre forskjellige undersøkelser og samle inn nødvendig informasjon for prosjektet. Det kan innebære å finne spesifikasjoner, kontakte eksperter, identifisere potensielle leverandører eller hente inn informasjon om konkurrenter.
Hva om jeg ikke synes det fungerer?
Det er det som er så genialt med en innleid virtuell assistent, du binder deg ikke til noe annet enn den prosjektavtalen du signerer. Du kan leie en assistent for et kortere eller lengre prosjekt. Det kan være smart å prøve det ut først. Føler du etter det at du har truffet blink, kan du selvfølgelig forlenge kontrakten, og kanskje til og med sette denne personen til å ta seg av noen faste oppgaver. Som nevnt er dette fleksibel løsning, så det er opptil deg!
Prøv da vel!
Bruken av virtuelle assistenter har økt betydelig i de siste årene, og det er forventet å øke enda mer i fremtiden. Vi forstår at du nøler hvis du ikke har prøvd denne typen tjeneste før. Men hvorfor ikke prøve med noen få timer først? Sannsynligvis ender du opp med å lure på hvorfor du ikke har gjort det tidligere. En virtuell assistent kan nemlig gi deg den ekstra hjelpen du trenger for å lykkes med effektiv prosjektadministrasjon, uten å måtte ansette noen på heltid!
Ta kontakt med sekretær.no, så kan vi hjelpe deg med å finne en assistent som matcher deg og dine behov.
