• Sekretær.no

10 tips til optimal bruk av kalenderen


Er du som regel punktlig eller forsinket? Blir du ferdig med oppgaver i tide? Leverer du rapporter og arbeid innen tidsfrister? Vet du hvor du skal være til enhver tid? Forvalter du tiden din optimalt?

Hvis du svarte nei på noen av disse spørsmålene betyr det at du ikke utnytter tiden din riktig. I dag har jeg lyst til å dele 10 tips til hvordan du kan bruke kalenderen din til å fjerne tidstyvene:

1. Se på kartet

Bruk en av nettets mange karttjenester til å planlegge reiseruten til møtene dine slik at du vet nøyaktig hvor god tid du må beregne. 

2. Ikke godta konflikter 

Det er ikke uvanlig at møter overlapper hverandre. Sånt skjer. Men dersom du ikke tar tak i dette med en gang, ber du bare om mer stress. Sørg for å håndtere kalenderkonflikter så snart du identifiserer dem. Du kan tross alt ikke være to steder samtidig.

3. Unngå back-to-back-møter

Dette har dessverre blitt normalen i mange bedrifter. Men ved å planlegge møter på denne måten er du garantert å bli forsinket før eller siden. 


4. Sett av tid til jobben

Hvis du godtar møteforespørseler fra alle som spør, vil du bruke hele dagen til å prioritere alle andre enn deg selv. Sørg for å sette av tid til din jobb og dine oppgaver. Legg inn krevende oppgaver og viktige prosjekter i kalenderen.

5. Sett av tid til lunsj 

Kanskje banalt, men det virker som at enkelte faktisk glemmer at det lønner seg å spise i løpet av dagen. Andre tar ikke hensyn til tidsforskjeller. Hvis du til stadighet opplever å få møteforespørsler i lunsjtiden, bør du kanskje vurdere å la lunsjpausen få en plass i kalenderen. Og hvis noen har akutt behov for å møte deg, kan du bruke tiden du har satt av til lunsj til å gi deg selv litt mer fleksibilitet.

6. Dobbeltsjekk at kalendersynkroniseringen fungerer 

Dette virker kanskje elementært, men det er ekstremt viktig. De fleste har tilgang til kalenderen på flere enheter, men noen ganger fusker synkroniseringen. Dette er en av de enkleste måtene å dobbeltbooke møter. Gjør en kjapp test når du starter dagen.

7. Send påminnelser til møtedeltakere 

Send påminnelser til alle som skal delta på et møte god tid i forveien. To dager før møtet er ideelt. Sørg også for at alle eksterne møtedeltakere har mottatt adresse og veibeskrivelse til møtet.

8. Ikke godta møter uten konkrete formål 

Hold kalenderen fri for meningsløse møter som kun stjeler tid ved å avslå "dårlige møter". Dette er ofte forespørseler uten detaljer. Uten agenda, uten formål og noen ganger til og med uten emne. Hvis noen ikke greier å fortelle deg hvorfor de ønsker å møte deg, er det ganske sikkert en dårlig tidsinvestering.

9. Gjør det pent 

Marker viktige møter med forskjellige farger for å gjøre dem mer synlige. Bruk forskjellige fargekoder for jobb, familie, ferie, osv.

10. Skill mellom kalender og gjøremålsliste

Ikke bruk kalenderen som gjøremålsliste. Bruk en annen applikasjon til å få oversikt over dine gjøre mål. For eksempel Wunderlist.

Og hvis du ønsker hjelp til å holde kalenderen ryddig, få bedre oversikt, samt fjern tidstyver og kalenderkonflikter, kan du ansette en virtuell assistent; meg for eksempel 😊

2 views0 comments

Recent Posts

See All
virtuell_assistent_norge_virtual_assistant_norway_executive_assistant